Marcel Muráni, daňový poradca Digitalizácia je trendom aj v oblasti účtovníctva. Prináša so sebou komfort a zaručuje presnosť spracovaných dát. Vo svojej podstate je proces digitalizácie účtovných dokladov jednoduchý. Vyžaduje si však dodržanie niekoľkých zásad, ktoré zabezpečia správnu transformáciu účtovných záznamov (ďalej len ÚZ) a ich uchovanie. V nasledujúcich odstavcoch sa dočítate ako správne a efektívne využívať proces digitalizácie účtovných dokladov. V praxi zo zákona rozoznávame účtovné záznamy (doklady) v dvoch formách – v listinnej a elektronickej. Transformáciu z listinnej do elektronickej formy (alebo naopak) je možné vykonať zaručenou konverziou (upravuje § 35až 39 zákona č. 305/2013 Z. z.) alebo skenovaním. Pri transformácií účtovných dokladov je nevyhnutné zabezpečiť preukázateľnosť finálneho záznamu. Podľa zákona je za takýto záznam považovaný taký, ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť, alebo jeho obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov. Email newsletter Získajte aktuality zo sveta podnikania, práva a daní pohodlne na váš email. Prihláste sa k odberu noviniek a nikdy nezmeškajte webinár. Získate hodnotné tipy a triky aj upozornenia na zaujímavé články a podujatia. Súhlasím so spracovaním osobných údajov Odoberať novinky Účtovná jednotka musí podľa zákona pre zachovanie preukázateľnosti účtovných záznamov zabezpečiť nasledovné: Vierohodnosť ÚZ Úplnosť ÚZ Čitateľnosť celej plochy ÚZ a zároveň zachovať vizuálnu zhodu originálneho dokumentu v tlačenej podobe. Neporušenosť obsahu ÚZ – je potrebné zabezpečiť úplnú zhodu obsahu listinného a elektronického záznamu po transformácií Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť jeho obsahu je možné zabezpečiť nasledovnými postupmi: Podpisovým záznamom zodpovednej osoby. Rozumie sa ním elektronický podpis, pri ktorom musí byť jednoznačne identifikovateľný autor. Rovnako tak je možné využiť aj overenie osoby prostredníctvom informačného systému, do ktorého má osoba zabezpečený individuálny prístup. Elektronickou výmenou údajov – je sprostredkovaná prostredníctvom počítačových aplikácií. V procese je zabezpečené, že účtovné záznamy sú overené, schválene, podpísané a zaúčtované tak, aby nebolo možné ľudským zásahom tieto záznamy meniť. Vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov. Účtovná jednotka si v rámci svojho kontrolného systému určí osoby zodpovedné za kontrolu procesu spracovania účtovných záznamov. Spôsob kontroly je súčasťou účtovného záznamu. Pri transformácií listinných ÚZ na elektronické ÚZ je ďalej potrebné zachovať zásadu maximálne jednej transformácie. Nie je preto možné už raz naskenovaný záznam vytlačiť a použiť pre účely účtovníctva. Rovnako, pri transformácií ÚZ z listinnej do elektronickej podoby a naopak je dôležité zachovať tieto dve podmienky: vypracovať internú smernicu na transformáciu účtovných záznamov a ich archiváciu (v listinnej alebo elektronickej podobe), zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu od okamihu vyhotovenia účtovného záznamu až do doby ukončenia archivácie. Skenovanie ÚZ vyhotoveného v listinnej podobe Záznamy vyhotovené v listinnej podobe pretransformované do elektronickej podoby skenovaním, je potrebné uchovávať v papierovej podobe. Len v prípade ak bola transformácia ošetrená notárskym osvedčením alebo formou zaručenej konverzie, je postačujúca elektronická forma. Pri skenovaní listinného ÚZ je nutné dodržať nasledovné: Neprekryť záznam alebo jeho časť iným dokladom. Príkladom je situácia kedy je k faktúre pripnutý pokladničný doklad. V takom prípade je potrebné zabezpečiť aby doklad neprekrýval časť faktúry resp. jej obsah. Minimálne rozlíšenie skenovania 200 dpi. Dôležité je zachovať logiku celistvosti skenovania ÚZ. Tzn. ak má záznam viacero strán prípadne je k nemu príloha (faktúra a dodací list), je potrebné celý tento záznam (aj s prílohou) naskenovať ako jeden PDF dokument. Nie je prípustné, aby jednotlivé strany dokumentu boli naskenované ako samostatné PDF dokumenty. Zachovať vizuálnu zhodu dokumentu – zachovať nezmenený formát strany, veľkosť písma a ostatných vizuálnych náležitostí. Nie je prípustné, aby formát A4 bol transformovaný na A5 a takto boli ukladané na jednu stranu A4 dve strany A5 vedľa seba. Transformácia ÚZ z elektronickej podoby do listinnej ÚZ je možné transformovať z elektronickej podoby do listinnej prostredníctvom tlače dokumentu spôsobom a výpočtovou technikou tak, aby bola zabezpečená neporušenosť a čitateľnosť účtovného záznamu (aj po určitom čase – nesmie vyblednúť toner alebo ÚZ inak degradovať). Transformácia ÚZ z elektronickej do papierovej podoby je možná iba pri dokumentoch, ktoré neobsahujú kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať. Kľúčové pojmy Účtovný záznam (ÚZ) – zákon o účtovníctve ho definuje ako údaj, ktorý je nositeľom informácie, týkajúcej sa predmetu účtovníctva, alebo spôsobu jeho vedenia. Príkladom sú faktúry, zmluvy, objednávky, príjemky a výdajky zo skladu, mzdová a výplatná listina, zápisnica z valného zhromaždenia, saldokonto, účtovná závierka, výročná správa a ďalšie. Listinný účtovný záznam vytlačený záznam vyhotovený pomocou softvéru, ktorý je zaslaný a prijatý ako listina, alebo vyhotovený pre interné účely ako listina. Príkladom sú účtovné knihy, odpisové plány, mzdové listiny, skladová evidencia a ďalšie. Elektronický účtovný záznam – vyhotovený v elektronickom formáte, prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotovovateľ záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu. Transformácia ÚZ – zmena podoby účtovného záznamu z listinnej do elektronickej a naopak. Vyššie uvedené informácie na tejto webovej stránke slúžia na získanie základného prehľadu o daňových, účtovných a právnych predpisoch. V žiadnom prípade neslúžia ako návod pre ich aplikáciu v praxi, ktorá sa môže výrazne odlišovať od platných právnych predpisov v danom čase. Informácie na tejto webovej stránke negarantujú právne, účtovné, daňové či iné odborné poradenstvo alebo služby. Informácie ako také by nemali byť brané ako náhrada za odborné konzultácie s účtovnými, daňovými, právnymi či inými poradcami. Spoločnosť EMINEO PARTNERS nezodpovedá a nenesie zodpovednosť za prípadne nezrovnalosti, opomenutia a výsledky získané na základe použitia týchto informácií. Všetky informácie a príklady sú poskytované bez akejkoľvek záruky na ich aplikovateľnosť v praxi. Spoločnosť EMINEO PARTNERS nie je povinná reflektovať platné právne predpisy na informácie a príklady poskytnuté na tejto webovej stránke. Dohodnite si stretnutie s daňovým poradcom Kontaktujte nás The post Digitalizácia účtovných dokladov appeared first on Emineo Partners - Buchhaltung, Steuerberatung, Lohnverrechnung .
V článku sa dočítate, čo je register účtovných závierok, akým spôsobom a aké dokumenty sa doň vkladajú, vrátane zmien v registri po novele zákona o účtovníctve od 1.6.2024.Prečítajte si celý článok na Podnikajte.sk
prejsť na článokNáš pán riaditeľ Felix Dömény dlho bojuje za modernizáciu školstva nielen v oblasti materiálneho a technického zabezpečenia žiakov a pedagógov. Vlastnenie technológie nemá byť cieľom, ale prostriedkom k efektívnejšej práci, k rýchlejšiemu získavaniu vedom
prejsť na článokČi už si vybavujete hypotéku pre mladých alebo klasickú hypotéku, tak banka bude od vás na jej schválenie požadovať viacero dokladov. Dokladov na vybavenie hypotéky pre mladých je o niečo viac ako pri klasickej hypotéke. Súvisí to hlavne so štátnym príspe
prejsť na článokV dnešnej dobe žijeme v ére digitalizácie a automatizácie, ktorá ovplyvňuje takmer každý aspekt našich životov. Nie je výnimkou ani oblasť účtovníctva, kde sa tieto trendy stávajú neoddeliteľnou súčasťou každej úspešnej firmy. Digitalizácia a automatizáci
prejsť na článokDigitálna transformácia je v súčasnosti jedným z kľúčových faktorov, ktoré menia priemyselné odvetvia. Svet sa mení rýchlejšie, než kedykoľvek predtým a technológie sa stávajú základom efektívnej výroby. Digitalizácia výrobných procesov, teda využitie nov
prejsť na článok