Týchto 5 krokov vám pomôže naplánovať úspešný event

Dobre naplánovaný event má všetky predpoklady na to, aby sa jeho realizácia stala úspešnou. Neexistuje azda žiaden univerzálny návod, ako naplánovať skvelý event, akciu či podujatie. Existuje však mnoho profesionálov, ktorí naplánovali už nejednu akciu a majú množstvo skúseností. Áno, aj skúsenosťami podkutého eventového manažéra môže prekvapiť nová situácia, s ktorou sa nestretol. Plánovanie je však o zdatnosti manažéra a jeho schopnosti prekonávať zaužívané stereotypy, čo prináša originálne riešenia v jeho práci.Pri plánovaní podujatia je potrebné myslieť na množstvo detailov. My si však v tomto článku vyberieme päť kľúčových bodov, ktoré môžete ďalej rozvíjať. Ako teda naplánovať úspešný event? 1. CIEĽ Na začiatku si musíte zodpovedať otázku: Za akým účelom organizujete event? Účelov alebo cieľov eventu môže byť niekoľko. Pre konkrétny event si však stanovte jeden hlavný cieľ. Je dôležité, aby cieľ odzrkadľoval stratégiu organizácie, či marketingovú stratégiu. Cieľom eventu môže byť napríklad podpora značky, získanie nových kontaktov, uvedenie nového produktu, teambuilding, budovanie komunity a podobne. Cieľ eventu by mal byť realistický a merateľný, mal by byť skrátka SMART. Po uskutočnení eventu by ste mali vedieť vyhodnotiť jeho úspešnosť a teda, či ste dosiahli cieľ, ktorý ste si na začiatku nastavili. KRUPA EVENT svetelný dizajn pre produktové video z dielne MD-Bavaria Žilina Jednou z možností, ako viete predstaviť produkt je napríklad cez produktové video. Takéto predstavenie je však možné realizovať aj live cez online priestor, či prostredníctvom fyzickej prítomnosti zákazníkov. 2. ROZPOČET Rozpočet je dôležitou súčasťou každého eventu. Bez rozpočtu nebudete môcť vyhodnotiť celý event. Pri zostavovaní rozpočtu musíte myslieť na úplne všetky položky, ktoré vás napadnú. Hoci niektoré položky môžu byť na začiatku nulové, je dobré ich začleniť do rozpočtu, pretože časom sa môže ich hodnota zmeniť. Nastavte si hranicu rozpočtu, ktorú nechcete prekročiť. Pracujte radšej s trochu vyššími cenami, aby ste mali dostatočný priestor pri tvorbe eventu. Aké položky by sa mohli v rozpočte objaviť? Plánovanie si vyžaduje čas váš čas. Nezabúdajte preto hodnotu vášho času zaradiť medzi položky nákladov. Je jasné, že event nestojí iba na jednom človeku. Je teda potrebné zostaviť organizačný tím, na ktorý vynaložíte tiež časť nákladov. Ďalšími položkami rozpočtu môže byť prenájom priestorov, catering, dekorácie, technické zabezpečenie, program, marketing a iné. Je dobré počítať aj s nejakou finančnou rezervou. 3. MIESTO Výber miesta konania eventu ovplyvňuje množstvo faktorov. V prvom rade je to cieľ, ktorý chcete eventom dosiahnuť. Zohľadnenie rozpočtu je tiež dôležitým faktorom. Výber miesta môže tiež ovplyvniť formát eventu a očakávaní návštevníci. Môže to byť ďalej dostupnosť dopravy, počet návštevníkov, zamýšľaný program, catering, ubytovanie, dostupnosť miesta vo vybranom termíne a podobne. V úvode si ujasnite minimálne špecifikáciu takéhoto miesta, aby ste sa mohli pustiť do jeho hľadania. Pamätajte, že obľúbené miesta sa rezervujú s dostatočným predstihom. Nenechávajte si hľadanie vhodného miesta na poslednú chvíľu. Pri rezervovaní miesta, najmä v dnešnej dobe, si vopred nastavte podmienky zrušenia, prípadne presunu rezervácie na iný termín. Všetko majte podchytené zmluvami, aby nevznikali zbytočné dohady a nezhody. 4. PROGRAM Pri zostavovaní programu si zodpovedzte otázku: “Čo si má účastník z eventu odniesť?” Má si zapamätať vašu značku? Zabaviť sa? Niečo sa naučiť? Alebo chcete stmeľovať pracovný tím? Nastavte si teda formát a štýl eventu, ktorý sa samozrejme tiež odvíja od cieľa. Ak napríklad budete chcieť podporiť značku a získať kontakty na potenciálnych zákazaníkov, môžete zorganizovať deň otvorených dverí, počas ktorého budú mať zakazníci jedinečnú príležitosť nahliadnuť za pomyselnú oponu vašej značky a spoznať ju viac zvnútra. Ak by ste chceli svojich zákazníkov vzdelávať, môžete zorganizovať workshop, počas ktorého budete interagovať so svojimi návštevníkmi. V dnešnej dobe sú v obľube najmä webináre, avšak v online prostredí je náročné zapájať účastníkov do akcie. Rovnako tak výsledná emócia, či zážitok je úplne iná, ako pri fyzickom evente. Veď predsa zanechanie pozitívnej emócie zo zážitku pri stretnutí s vašou značkou je to, o čo nám ide, nech už je formát eventu akýkoľvek. Dôkladne si teda premyslite zloženie programu a vypracujte si detailný harmonogram. Nezabudnite ani na plán B. Ak organizujete event pod holým nebom, čo sa bude diať, keď bude pršať? DJ Majco Skupina Vidiek na firemnej akcii 5. TECHNICKÉ ZABEZPEČENIE Program a technické zabezpečenie je dobré plánovať spolu. Často je potrebné zosúladiť najmä ozvučovaciu techniku s požiadavkami vystupujúcich umelcov (spevákov, kapiel a pod.), aby sa vám nestalo, že vám umelec odmietne vystúpiť z dôvodu nedodržania technických štandardov. Pokiaľ nemáte skúsenosti v tejto oblasti, je vhodné sa obrátiť na profesionálov, ktorí ich majú. Pri plánovaní technického zabezpečenia musíme totiž brať do úvahy samotné miesto konania eventu (interiér, exteriér), program a bezpečnosť pri jeho realizácii. Pri realizácií technického zabezpečenia je veľmi dôležitá fáza príprav, z ktorej následne vznikne podrobný harmonogram prác, ktorý sa zosúladí s hlavným harmonogramom. Tak ako vo všetkom, aj pri plánovaní a realizovaní eventov platí, že tréning robí majstra. Ak však organizujete event, pri ktorom si nemôžete dovoliť chyby, sme pripravení vám pomôcť. Zbavte sa stresu využitím našich služieb. Chcem využiť vaše služby The post Týchto 5 krokov vám pomôže naplánovať úspešný event appeared first on KRUPA EVENT.

Web: DJ MAJCO - KRUPA EVENT
Aktualizované: 5.6.2023

prejsť na článok

Týchto 5 krokov vám pomôže naplánovať úspešný event

Don’t miss our next event

10 000 krokov denne pre dobré zdravie

Návod: Ako optimalizovať obrázky pre web až o 98% a zachovať kvalitu

Modlitba k Bohu za naplnený, úspešný predaj domu. (bytu)

AI-klinika: ZDRAVOTNÍCTVO pozvánka